La Factura electrónica ya se encuentra en su segunda versión la cual la DIAN denomina como Factura Electrónica Con Validación Previa, esta nueva modalidad incorpora nuevos mecanismos de validación así como el estándar mas nuevo para organizar datos de documentos electrónicos para negocios, el reto para las nuevas empresas que optaron ser Facturador Electrónicos por sus Propios Medios y los Proveedores Tecnológicos es de gran escala ya que en la actualidad es necesario empezar a cambiar su esquema antiguo al nuevo, pero sin hacer al 100% la migración, sino hasta que la entidad tributaria DIAN lo indique en base al Calendario que ya publico y puedes encontrar en esta publicación, mientras tanto es necesario continuar con el viejo esquema a la vez que tu equipo trabajo para el nuevo.
Antes de hablar del nuevo esquema es necesario entender primero el viejo esquema, el cual no cambia del todo para la versión nueva pero si incorpora a nivel de «procesamiento», filtros de seguridad por parte de la DIAN.
En el esquema antiguo (para mucho aun, el esquema actual) se denomina Factura Electrónica Sin Validación previa (factura versión 1), en la cual solamente se estandariza el uso de Factura Electrónica para aquellos que hayan querido hacer uso de la misma, los obligados y aquellos pocos seleccionados. Pero a fin de cuentas, este esquema de versión 1 (uno) no garantiza que la factura sea entregada al momento, sino que lleva un par de procedimientos antes de ser entregada al Receptor, y estos son: Generación y Validación. La Generación consiste en el armado de la factura basado en el estándar UBL 1.0, posteriormente esta factura es enviada a la DIAN y en este momento entra en proceso la Validación, si la factura pasa el proceso ahora si podrá ser entregada al Receptor, caso contrario deberá volverse a generar una nueva factura corregida, esto genera en muchos casos un ciclo de perdida de tiempo si es que tienes un proveedor poco comprometido con el cumplimientos de estándar de Factura Electrónica.
En el Nuevo esquema de Factura Electrónica Con Validación previa la DIAN provee un conjunto de filtros de seguridad que garantizan la Generación y Validación en el preciso momento que se crea una factura, vaya, este nuevo esquema puede garantizarte la entrega de tu Factura Electrónico en el preciso momento que están generando una compra. Aun así, debido a que la DIAN es consciente que muchos Proveedor Tecnológicos y Facturadores Electrónicos por sus Propios Medios (FE), van a demorar en pulir y adaptar sus sistemas, la DIAN provee también un segundo formato que es el de Generación y Validación en dos pasos, igual al de versión 1. Claro, pero esto se supone sera momentáneo hasta que la mayoría de los PT y FE adapten bien sus sistemas para poder generar un escenario de continuidad de negocio en tiempo real donde se pueda emitir y recibir Documentos Electrónicos (factura, nota crédito o nota débito) en tiempo real.
Para el esquema de Versión 2 la DIAN pretender estrenar un 3er proceso del cual pocos hablan y es el de [b]Aceptación o Rechazo[/b] de un Documento Electrónico, en donde consiste que el Receptor de un Documento Electrónico tendrá un lapso máximo de 72 horas para Rechazar un Documento Electrónico, en caso que se superen las 72 horas el documento electrónico sera Aceptado de forma automática.\r\n\r\nEste procedimiento tiene como finalidad los siguientes puntos:
- Identificar a corto plazo erratas y problemas en los XMLs de Facturas.
- Identificar problemas de validación internamente en la DIAN (mejora continua…).
- Que los proveedores poco a poco mejoren aun mas sus procesos de validación de Factura antes de mandarlos a la DIAN.
- Permitirle a los Receptores un lapso de toma de decisión para retornar un producto o cancelar su compra.
Claramente estos puntos pueden entrar en discusión con las políticas de tu empresa en materia de Devolución de producto, pero evidentemente esto es un paso hacia adelante para mejorar como empresas y ofrecer mas calidad en nuestros productos, atención y eficiencia. Vaya, nos afecta a todos, pero son cambios buenos que buscan mejorarte como negocio.
Como en cada publicación, te recomendamos acercarte a un proveedor de software de factura electrónica con la capacidad y conocimientos de ofrecerte actualizaciones gratuitas en ámbito de normativa, así como el aterrizaje de los conceptos a un lenguaje que tu empresario puedas comprender y adaptar a tu negocio. Si esta publicación te ha servidor compártela con tus amigos y recuerda suscribirte a nuestro boletín para que estés informado al momento que coloquemos un nuevo tema.