Hoy en día a la fecha de publicación de este post muchas son las empresas que están con la incertidumbre sobre la implementación, cumplimiento y conocimiento necesario para adoptar la nómina electrónica. Y principalmente estar seguro de que el proveedor tecnológico o software de tercero que estás contratando tenga la capacidad tanto tecnológica como legislativa sobre el tema completo de nómina electrónica.
¿No podrás mentirme que ahora mismo continuas teniendo inquietudes sobre el tema de nómina electrónica?
Y claro, esto es más que obvio porque muchas empresas y medios de difusión se han dado a la tarea de generar una psicosis innecesaria en relación al tema, pero no te preocupes aquí nosotros vamos a darte toda la información que realmente necesitas saber sobre el tema. Platicado de una forma muy sencilla y digerible para cualquier empresario o emprendedor.
¿Cuando debo empezar a emitir Nominas Electronicas?
Recuerda que antes de empezar a emitir esta primero el proceso de realizar la Habilitación del cumplimiento, vaya, es decirle a la DIAN que mis proveedor o mi software Ya Tienes la Capacidad de emitir los Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Una vez que cumplas esta Habilitación entonces si debes mirar el Calendario de la DIAN para saber en base a tu Número de Empleados cuando deberías iniciar a emitir formalmente la Nómina Electrónica.
¿Debo comprar un software o puedo hacerlo con el sistema antiguo de nómina?
Esto ya dependerá mucho de con quién estás contratando el servicio de nómina electrónica, pero básicamente cualquier proveedor competente sobre nómina electrónica debería de ofrecerte como mínimo 2 (dos) soluciones para que empieces a emitir nóminas electrónicas. Y estas son:
- Por Pasarela o WebService. Consiste en que tu software antiguo de nómina debe cumplir ciertos lineamientos para que el proveedor pueda recibir la información necesaria para armar los soportes de pago de nómina electrónica.
- Por Plataforma del Proveedor. Consiste en consumir el software del proveedor tecnológico o Software de Terceros para cumplir con la nómina electrónica.
¿Que sucede si emito mal la nomina o lo calcule mal?
Despreocupate, la DIAN ha propiciado 2 (dos) tipos de Documentos para emitir nóminas electrónicas, los cuales te permitirán emitir tanto un Soporte de Pago de Nómina Electrónica regular, como también cualquier ajuste parcial o total. Estos son:
- Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Consiste en el recibo de nómina donde se indican los Devengos, Deducciones y Otros cobros, al empleado.
- Nota de Ajuste de Nómina Electrónica. Consiste en un recibo que puede emitirse para correcciones parciales o totales sobre la emisión de un soporte de pago anterior.
¿Y que le voy a entregar al Empleado?
La DIAN insta a que le proporciones a tu empleado un Contenedor Electrónico donde este pueda obtener sus recibos de pago de nómina electrónica en el momento que él desee. Y OJO con esto ya que a la hora de que hagas tu compra debes fijarte bien si tu proveedor te ofrece un contenedor electrónico para tus empleados, de caso contrario este contenedor generará un costo extra para tu empresa por cada empleado.
Y claro si!.. también adicionalmente puedes imprimir un recibo de nómina donde el empleado obtendrá un extracto de todos sus devengos, deducciones y otros cobros.
En conclusión…
La nómina electrónica es ya un hecho!, y es una adopción que debemos empezar a tomar en cuenta Ya! en nuestra empresa, y no dejarlo hasta el final porque este es un tema que para muchas empresas puede ser fácil y otras difícil, especialmente si tienes una empresa no muy organizada entonces podrías demorarte semanas en cumplir con los requisitos mínimos de tu proveedor. Muchísimo cuidado con comprar barato, porque sin duda alguna te recuerdo esta frase:
Lo barato, sale caro!…. Y a largo plazo terminarás gastando doble !
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