Los cambios siempre son buenos y cuando están pensados para brindar más estabilidad, confianza y organización dentro de la empresa, sin duda se vuelven como dicen algunos “un mal necesario”, claro, porque existirán muchos empresarios de la “vieja escuela” que se rehúsan a integrar cambios que los saque de su zona de confort, pero la evolución de un negocio no es más que la muestra de que el crecimiento bajo, medio y exponencial siempre tendrá nuevos retos para las empresas.
Factura Electrónica ya tiene más de 1 año que se integró al ecosistema empresarial en Colombia, pero solo aquellas grandes empresas son las que vieron de primera mano los beneficios, ahora la DIAN (cosa que ya veíamos venir) ha establecido como Obligatorio el uso de Factura Electrónica como forma de respaldo de ventas, claro, y la Nota de Crédito para respaldar una devolución.\r\n\r\nLa DIAN incorporó dos escenarios dentro del cual los empresarios pueden integrar su empresa para el cumplimiento de la emisión de Factura Electrónica, y sin duda desde un punto de vista muy particular pareciera existir un abanico de posibilidades y ventajas, pero ya al momento de empezar a optar por un escenario u otro, es cuando estas posibilidades t ventajas se desmoronan por las dificultades y cambios en cada escenario.
Lo primero es entender la base del concepto de los dos escenarios que propone la DIAN, y para ello son:
- Facturador Electrónico.
Aquel que tiene la capacidad para emitir facturas electrónicas, ya sea persona jurídica o natural. - Proveedor Tecnológico
Persona Jurídica que cumple los requisitos necesarios para proveer servicios a terceros de Facturación Electrónica.
Si tienes una empresa puedes optar por emitir Facturas Electrónicas en uno de estos dos esquemas los cuales te explicaremos muy fácilmente:
- Emisión de Factura Electrónica por tus Propios medios.
También denominado como Factura Electrónica en Directo o Facturador Electrónico, es aquella persona natural o jurídica que tiene la capacidad tecnológica y de desarrollo para generar una solución informática que sea capaz de conectar a los servicios de la DIAN para el envío de las Facturas Electrónicas, a la vez también absorber todas las responsabilidades del resguardo de su información, seguridad de la misma y el cumplimiento de los estándares de Factura Electrónica que existen o puedan cambiarse. - Emisión de Factura Electrónica por medio de un Proveedor Tecnológico.
También denominado como PT, Intermediario ante la DIAN o “El Proveedor”, es aquella persona jurídica con la capacidad tecnológica y de desarrollo que ofrece un ecosistema que cumple los requerimientos y estándares de la DIAN, cada PT puede ofrecer opciones de seguridad, resguardo, actualizaciones y experiencia del usuario por costos adicionales o bien gratis, ya depende de cada PT y su propuesta comercial.
Lo más importante a destacar es que como empresario sepas tomar la mejor decisión, ya que esto no es cosa de “contrato un estudiante que me haga la aplicación y ya”, sino que va muchísimo más allá de eso. Tampoco se trata de “haber que PT me da la solución más barata y que me aporte mas”, ya que estamos dejando de lado parámetros que parecen minúsculos, pero son de gran valor para la empresa y pueden impactar en la imagen y crecimiento de la misma. A continuación te mencionaremos parámetros que debes tomar en cuenta tanto al tomar la decisión de contratar un PT u optar por ser Facturador Electrónico.
Capacidad de Almacenamiento.
Ahora todo genera espacio en “nube” que a fin de cuentas, la nube no es gratis, sino que de entrada las propuestas comerciales de los PT tienen la etiqueta de “ilimitado” pero esto con fines de “impacto comercial”, aquí es importante ser directo y verificar si el espacio donde se almacenarán nuestras Facturas será siempre ilimitado o por tiempo definido, y en caso que sea por tiempo definido preguntar los parámetros y costos a futuro de este almacenamiento.
Resguardo de tu Información.
No es lo mismo tener facturas resguardadas de un mes, a resguardar 32 meses de trabajo, muchos PT solo te permiten resguardo de tu información por meses, semanas o 1 año, infórmate bien sobre los períodos de resguardo ya que sin duda podrían ser un incremento a tu pago de Licencia Anual o Mensual de Software.
Respaldo de la Información.
La seguridad al 100% no existe, así que, tanto particulares como empresas están siempre en riesgo de un desastre tecnológico, por lo cual este punto es IMPORTANTE para la salud y continuidad del negocio de tu empresa, y es: ¿Tu Proveedor ofrece respaldo de tu información? ¿Cada cuanto tiempo realiza respaldos? ¿Tu Proveedor posee un Plan en caso de Desastres Tecnológicos? ¿Que pasaría si Hackean a tu Proveedor, podrías continuar trabajando en menos de 24 horas con el sistema?
Seguridad de la Información.
Este sin duda alguna es un tema de rigor, ya que la seguridad no se basa en mantener respaldos y restauración, ni tiempos de respuesta a pérdida de datos, sino: ¿Es seguro el sistema dónde estás ingresando tus ventas? ¿Como sabes si tu Proveedor no tiene Vulnerabilidades y estan robando tus clientes? ¿Tu proveedor ofrece información sobre sus Actualizaciones de seguridad de la plataforma?
Este tema tampoco se puede “tapar” con la típica frase de “mi proveedor tiene 30 años en el mercado” sin antes haber investigado todo los pormenores, esto solamente demuestra la gran ingenuidad que tienes como empresario.
La Experiencia del Usuario
La he dejado al final no porque sea menos importante, sino porque queremos primero hacer foco a los valores que parecen “no mirarse” pero son vitales para tu empresa (los mencionados anteriormente). Sin duda la experiencia del usuario no se trata de ofrecer un sistema que parece “fiesta de halloween” o “programas de 1980”, sino en ¿Qué facilidad, eficiencia y vista te ofrece tu sistema?, claro, no por nada siempre una versión nueva es mas bonita que la otra, y esto de “[i]sistema bonito[/i]” en el ámbito Administrativo a sido 99.999% descuidado, ya que la mayoría de las soluciones informáticas parecen haberse copiado de un sistema de 1980 o bien tú dirás “lo que quiero es que funciona, no me importa si esta bonito”, entonces te debería dar lo mismo visitar a tus clientes en descalzo o con chanclas ¿que no?, o presentarse con ropa rota y oliendo mal, total “lo que importa es tu buen servicio” ¿no?.
Este tema es difícil de digerir y valorar, ya que estamos acostumbrados a aplicaciones tan feas, pero que cumplen, y no estamos exigiendo más de lo que nos pueden ofrecer. Y en un mercado tan grande para garantizar el crecimiento tanto de los empresarios como del Proveedor, no queda más que: “evolucionar y mejorar en todos los aspectos”. Te invito a preguntarte esto:
¿Tu proveedor ofrece una solución que se acople a tu estilo de negocio?
¿Tu proveedor ofrece soluciones a la medida?
¿Tu proveedor responde en menos de 15 minutos a tus requerimientos o problemas técnicos?
¿Tu proveedor te ofrece actualizaciones gratis?
¿Tu proveedor integra novedades a petición de los empresarios?
¿Tu proveedor ofrece capacitación mensual gratis a empresarios?
¿Te fijas como detrás de “lo bonito” hay un gran trabajo y compromiso?. Pero bueno, como dicen “siempre existe un roto para un descosido”, y en el proceso de los negocios existe un aprendizaje constante, que conforme creces, crecen tus exigencias y tus necesidades, todo está en saber seleccionar al Proveedor de Factura Electrónica correcto.