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Conectar SAP con Factura Electrónica DIAN en solo 10 pasos.

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Por Admin, 20 de Julio del 2020 a las 10:34 am
SAP es uno de los aplicativos con más tiempo en el mercado y con mayor uso en la industrias y grandes empresas, uno de los aplicativos de software que vio el futuro en un momento donde generar control mediante sistemas de computo estaba apenas en pañales cuando SAP ya estaba mirando hacia la expansión y conexión global de tu negocio. Esto y mucho más es lo que SAP representa en los corporativos y grandes industrias. Pero qué ha sucedido en el cumplimiento de la normativa de cada país? que ha sucedido con SAP dentro de Colombia?

Las desventajas de SAP


Así como existen yin, también está el yang. Y en SAP su lado negativo ha sido la incapacidad de expandirse en materia de normatividad en Colombia, a pesar de ser una plataforma de muchos años, extremadamente comercial y reconocida. Ha dejado atrás la parte tecnológica en integración al estándar UBL como lo exige la DIAN en Colombia. Por lo tanto le toca ahora el escenario a soluciones independientes que permitan continuar brindando a SAP esa capacidad de crecimiento. Ya que no es fácil cambiar de software en un corporativo.

Cómo integrar al Spool de SAP con la Factura Electrónica en Colombia?


Para integrar SAP con la facturacion electronica en Colombia, especificamente convertir el spool de datos de sap en la factura que exige la DIAN es necesario integres tu SAP con alguna solución de software a la medida que te ofrezca la traducción del Spool en un estándar de datos válido ante la DIAN, y mucho mejor si te brinda ya un formato XML válido ante la DIAN.

Integrar a SAP con el estándar UBL no es cosa sencilla, pero la clave radica en el Spool y en la capacidad de reacción de tu proveedor de soluciones de software para incorporar la solución dentro de tu aplicativo SAP, previniendo todos los posibles errores y cómo accionar ante problemas que detengan la producción de facturas electrónicas

10 recomendaciones para integrar SAP al estándar UBL.

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A continuación te compartiré las 10 recomendaciones desde nuestra experiencia para integrar tu SAP al estándar UBL que exige la DIAN en el cumplimiento de la obligación de facturación electrónica:
  • 1) Mantener un Spool estático y sin cambios constantes.
  • 2) Asegurate de integrar todo a tu spool, no dejes nada fuera, ni por lo más tonto que te suene, integralo !
  • 3) Tomate tu tiempo para contratar un proveedor de Pasarela que te brinde la traducción del spool hacia factura electrónica. Recuerda que “Lo barato sale caro!”.
  • 4) Asegura que tu proveedor no solo integrara tu spool a como lo generas, sino que tendrás la posibilidad de integrar posibles nuevos cambios a futuro que afecten la Normativa Colombiana.
  • 5) Pacta la entrega forma de documentos necesarios por transacción, por ejemplo: Copia del Request, El XML de Factura, Un ZIP con lo necesario para cumplir con la DIAN, Un PDF estandarizado.
  • 6) Asegura al 100% una *alta disponibilidad* en todas y cada una de las transacciones, porque estar caído puede ser crucial en la operación de tu negocio.
  • 7) Asegura un servicio de resguardo por si algo sucede en tu infraestructura SAP, puedas recuperar tus facturas emitidas.
  • 8) No te olvides del Soporte… es importantísimo para terminar a tiempo las integraciones de software y resolver dudas en tiempo y forma.
  • 9) Para todo movimientos, actualización, mejora o cambio formal por normativa, todo.. que lleve un Plan de Acción, ya que no puedes venir libremente a parar producción y subir actualizaciones que estan “medio probadas”.
  • 10) El más IMPORTANTE. Que tengas un Certificado de Firma Electrónica propio de tu empresa, ya que muchos Proveedores firman las peticiones con sus propios certificados y eso es un proceso no ético y delicado en caso de problemas fiscales.

La base para que tu SAP pueda continuar trabajando como si estuviese sobre una integración propia de SAP, consiste en contratar la mejor opción con todos los requisitos, actualizaciones, seguridad y soporte que necesites para tu corporativo o gran empresa. Sin duda alguna tener un alta disponibilidad, ofrecer un soporte puntual e integrar las actualizaciones en tiempo y forma harán la gran diferencia para que la operación de tu empresa no se detenga.

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