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Cómo Validar masivamente Facturas Electrónicas de la DIAN de forma automática?

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Por admin, 29 de Julio del 2020 a las 9:32 pm
Tic, Toc, Tic, Toc… el tiempo de la formalidad para cumplir con facturación electrónica se está acabando y muchas empresas están empezando a enfrentarse con sus primeros problemas, me refiero a ti chica de Pagos o Cuentas por Pagar, si… sabes de lo que te hablo no?. Y es que parecía buena idea emitir facturas y wooow, resultó a que se engendró una nueva carga laboral para Cuentas por Pagar o el Área de Pagos ya que antes de generar la transferencia electrónica del pago de una factura es necesario validarla ante la DIAN, pero oh! sorpresa, tenemos mas de 20 documentos electrónicos a lo cual resulta casi imposible cumplir con la tarea en tiempo y forma sin que quedes mal en los pagos a tus proveedores, entonces como le hacemos?

Cual es procedimiento para Pagar una Factura?


El área de Cuentas por Pagar generalmente necesita validar la veracidad de una factura y como son formatos electrónicos (documento XML), resulta que tienen que dirigirse al portal de la DIAN para verificar el CUFE, si este CUFE existe entonces todo está bien y podemos proceder a pago. Parece fácil no?, pues si pero el procedimiento conlleva:

  • Abrir PDF de la factura.
  • Copiar el CUFE que encontramos en el PDF.
  • Accedemos al portal de la DIAN de “Documentos”.
  • Pegamos el CUFE obtenido del PDF.
  • Confirmamos visualmente que el NIT Receptor concuerde con el de nuestra empresa.
  • Listo, ya estamos seguros que es correcto.
  • Agendamos el Pago con Contabilidad o Finanzas.


Porque necesito un Validador Masivo?


Es fácil validar una sola factura, pero en los casos que tengas mas de 10, 20, 50 o 100 facturas de tus proveedores resultará una tarea titánica poder validar rápido las facturas y creer que jamas te equivocaras. Por otro parte será inviable hacer todas las validaciones a tiempo para cumplir con el pago formal al Proveedor, porque recordemos “No es problema del proveedor que el área de pagos demore en los procesos de validación”.

Por esta razón es súper importante contar con una forma de validar tus Documentos electrónicos, ya sean facturas, notas crédito o notas débito. Sin duda alguna la plataforma que adquieras te recomendamos cumpla los siguientes requisitos:

  • Que te provea un portal para subir tus Documentos Electrónicos en caso de que no cuentes con un software local para gestionar tus compras.
  • En caso que si tengas un software local donde almacenas tu Compras, entonces que te brinde la posibilidad de subir en automatico tus compras registradas.
  • Obtener un reporte formal del estatus del documento electrónico.
  • Que genere una descripción detallada de las erratas encontradas, para que sirva como muestra o razón, para tu proveedor.
  • Que te separe las validaciones por elementos errados y elementos validados con éxito.
  • Que exista la facilidad de someter de forma ilimitadas validaciones que posiblemente se hayan intentado realizar cuando los servicios de la DIAN están caídos.
  • Posibilidad de ofrecer una “Ventanilla Electrónica” a tus proveedores para evitar el “traspapeleo” en tu correo electrónico en la recepción de las Factura Electrónicas de tu proveedor.
  • Facilitar un acceso por cada usuario de tu empresa para las validaciones.
  • Un soporte y asesoría puntual en caso de fallos de la plataforma o de problemas específicos que sucedan durante el uso de la aplicación.


Puedo integrarlo en mi Software Empresarial?


Claro, esto dependerá del proveedor al que elijas para solucionar tu problema de validación de documentos electrónicos de proveedores, ya que existirán algunos que solo te proveerán una plataforma donde subirás tus facturas electrónicas de proveedores y habrá otros que te proveerán un software cliente que te permite conectar tu Software ERP o Software SAP (aplicativo SAP) con el sistema de validaciones de documentos electrónicos.

Así que elige bien el proveedor que necesites para solucionar tu proceso de validación y amortizar la carga del Área de Pagos y Finanzas a la hora de generar los pagos puntuales a tus Proveedores.

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