Muchos conocen hasta cierta manera la Firma Electrónica como algo que te permite cumplir con la DIAN y listo, sin mucho detalle ni especificación, únicamente como si fuese una casilla o un “parloteo” de algo que necesitamos para no preocuparnos con nuestras obligaciones tributarias. Pero en la nueva modalidad de Factura Electrónica con Validación Previa (denominada como factura de versión 1.2) tiene una puesta en escena muy distinta a como se utilizó en el esquema obsoleto de Factura Electrónica Sin Validación Previa (denominada como factura de versión
Que es una Firma Electrónica?
Pues eso mismo, lo que te estás imaginando “firmar un documento”, sería lo mismo pero de manera digital. Al menos en la firma de un documento podemos corroborar que tu eres el que firma realmente por los patrones que lleva la firma y se asocian contigo. Por el lado de la Tecnología es fácil copiar y pegar esa “firma en papel”, por lo cual existe la Firma Electrónica.
Como Sabes si una Firma Electrónica es Válida?
Por sus elementos, la Firma Electrónica está constituida por 3 Certificados y una Llave Privada. Los Certificados 1 y 2 son otorgados por la Entidad Certificadora (CertiCamara o AndeSSCD) y estas misma crean el 3er Certificado que lleva el nombre del Contribuyente Emisor de Facturas. Finalmente la Llave Privada que digamos lo así “sería la Pluma con la que firmas”.
De tal forma que cuando firmas una factura con tu llave Privada, del otro extremo (la DIAN), posee una llave especial para Descifrar tu firma, por lo tanto la información “descifrada” debe concordar con la información visible, esto querrá decir que los datos son correctos, no fueron corrompidos y que el emisor realmente emitió este documento electrónico.
Y si alguien Firma Electrónicamente documentos a mi nombre?
Esto mi amigo es casi imposible (casi….), ya que no sirve de nada que un usurpador tenga o te haya robado tu archivo de Firma Electrónica porque no podía firmar documentación a menos que también te haya robado la Clave de la Firma Electrónica. Por este motivo y para brindar seguridad al Emisor de Documentación Electrónica, ninguna de las partes involucradas (DIAN ni el Certificador) poseen tu clave, el único que la posee y tiene la responsabilidad de recordarla eres tu (el emisor de documentación electrónica). Por lo tanto, si en tu almacén donde guardas la firma electrónica también guardas la clave, entonces estás en un grave problema porque si un delincuente informático tiene acceso a ese resguardo podrá robar tu firma electrónica y emitir documentación electrónica (facturas y notas).
Y si se me olvido la Clave de la Firma Electrónica?
Entonces tendrás que volver a realizar el trámite de generación de nueva firma electrónica, ya que como te mencione en el punto anterior, por seguridad ninguna de las partes involucradas en la generación de la firma electrónica conocen la clave, solamente Tu.
Por estas razones es importante darle el valor necesario a nuestra Firma Electrónica, ya que no es solo un instrumento para “cumplir con la DIAN”, sino es tener un arma que podemos usar en beneficio de la empresa o en destrucción de la misma. La Firma Electrónica no es un juego, es una forma de facilitar la creación de documentación electrónica válida y evitar documentación apócrifa. Así mismo en trámites que no tengan que ver con Factura Electrónica también nos permitirá hacer procedimientos ante otras instituciones públicas y privadas asegurando que nosotros somos los que realizamos el trámite de forma legal.
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