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Uno de los pilares de la nómina electrónica muy independientemente de los procesos de integración, habilitación y cualquier contratiempo, es conocer los tipos de documentos que se pueden emitir en el ámbito de Nómina Electrónica, los cuales servirán para el Empleado y Empleador en la declaración formal de ingresos y egresos ante la entidad tributaria DIAN. Asi mismo formalizar un modelo de emisión para el empleado y un medio estandarizado para requerir sus Soportes de Pago de Nómina Electrónica.

¿Cuánto tiempo tienes emitiendo nómina en la forma antigua (en papel)?

En el tema de nómina electrónica entran en escena 2 documentos que podrán emitirse formalmente ante la DIAN y un instrumento digital que pretende servir de anclaje para los empleados. Los 2 (dos) documentos deben emitirse en formato XML y seguir un estándar personalizado por la DIAN para la declaraciones de devengos, deducciones, incapacidades y otros más impuestos… Por otro lado el instrumento electrónico no requiere la emisión de un XML, sino todo lo contrario, es un medio que contendrá estos documentos XML.

Los tipos de documentos de los que estamos hablando son:

  • Soporte de Pago de Nómina Electrónica o para reducirlo a una forma más sencilla “Recibo de Pago”.
  • Nota de Ajuste. Es un modelo XML que permite declarar Devengos, Deducciones, Incapacidades y otros impuestos, en conclusión, todo lo que genere un Ingreso o Egreso al Empleador (emisor del recibo de pago) debe ser declarado.
  • Contenedor Electrónico. Es un instrumento digital que permite contener los recibos de pago por empleado, este contenedor debe ser accesible por cada empleado, considerándose como propiedad del empleado ya que contendrá sus recibos de pago. La parte interesante es que debe poder accederse a todos los recibos de pago que lleguen a generarse a partir de que entre en vigor la emisión formal de nómina electrónica.

Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

En un proceso regular el Empleador deberá emitir un documento XML y (opcionalmente) una representación visual en PDF del Soporte de Pago Electrónico, el cual contendrá todos los devengos, deducciones, incapacidades y todos los impuestos adicionales que puedan adjudicar un ingreso o egreso para el Empleador.

La DIAN declara de forma muy puntual y especifica un conjunto de impuestos adicionales a los devengos, deducciones e incapacidades, que pueden ser utilizados, cabe mencionar que la entidad tributaria DIAN aún está en proceso de mejora continua de estos impuestos ya que pueden existir aun escenarios no contemplados donde no tengas forma de declarar un impuestos que esté siendo ejecutado como ingreso o egreso para el empleador.

Algunos de los impuestos declarados por el estándar de Nómina Electrónica contempla:

  • Vacaciones Comunes
  • Vacaciones Compensadas
  • Primas
  • Cesantias
  • Hora Extra Diurna
  • Hora Extra Nocturna
  • Hora Recargo Nocturno
  • Hora Extra Diurna Dominical y Festivos
  • Hora Recargo Diurno Dominical y Festivos
  • Hora Extra Nocturna Dominical y Festivos
  • Hora Recargo Nocturno Dominical y Festivos
  • Licencias
  • Bonificaciones
  • Auxilios
  • HuelgasLegales
  • OtrosConceptos
  • Compensaciones
  • BonoEPCTVs
  • Comisiones
  • PagosTerceros
  • Anticipos
  • Dotacion
  • ApoyoSost
  • Teletrabajo
  • BonifRetiro
  • Indemnizacion

El estándar de la nómina electrónico está sufriendo cambios y esperamos que muy pronto existe una actualización a la actual v1.0 de Nómina electrónica que existe ya que tanto el documento soporte de pago, como la Nota de ajuste resultar complicado por mucho la emisión a nivel técnico de los documentos XML y esperamos que la DIAN lea publicaciones del estilo como en este blog para mejorar considerablemente el estándar de la emisión de los XMLs.

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