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Cada vez esta mas cercas la fecha para el cumplimiento de nómina electrónica, y específicamente la emisión de los Documentos de Soporte de Pago de Nómina Electrónico, que sin dejar lugar a dudas si o si será necesario que les des la atención necesaria al tema ya que el requerimiento indicado por la entidad tributaria DIAN exige cumplir con más elementos que posible ni te imaginas en materia de información sensible y ser mas especifico en los devengos, deducciones e incapacidades.

Si tu crees que los controles solo son para las consolas de videojuegos, entonces prepárate para la nueva era Electrónica, ahora los controles son los sistemas de nube y locales. Y la DIAN su principal gestor..

Antes de entrar a las recomendaciones daremos un repaso de los posibles escenarios que actualmente se manejan en las empresas tanto startups, medianas, grandes y corporativos. Esto solo para que observes que todos sin importar sus dimensiones tendrán que cumplir.

¿Cómo emites tu nómina actualmente?

El proceso de emisión de nómina en el formato prehistórico (papel) permite un sin fin de transacciones ilegales y facilidades para ejecutar operaciones fantasma ya que la entidad tributaria no tiene idea de:

  • ¿Realmente el empleado recibe el total del salario indicado en el recibo?
  • ¿Están ejecutando deducciones encubiertas con otro concepto?
  • ¿Recibe realmente el monto en su cuenta bancaria?
  • ¿El empleado está legalmente en el país?
  • ¿La empresa cumple con los requerimientos del ministerio de salud?
  • ¿Realmente las incapacidades se están declarando?

Este tema de nómina es un paraíso de evasiones fiscales donde a niveles muy bajos como empresas startups y pequeñas, la manipulación de la información juega a favor del empleados y en contra de los empleados. Y evidentemente los descontroles de nómina que se pueden presentar eran inminentes.

Por otro lado los contadores veían en empresas startups y pequeñas estas desventajas de descontrol como una forma de poder realizar cobro muy por encima de una cuota de cobro regular, alegando la complejidad de la nómina y de estar al tanto de los procesos tributarios, casi, casi, casi, como si todos los días a las 8am se leyeran documentos de 500 u 800 páginas de información constante, vaya, ¡Einstein era nada a lado de ellos!

Pero bueno, con el tema de nómina electrónica el proceso tan complicado de nómina, pasará a ser una tarea sencilla, dejando únicamente la complejidad con el primer paso de la nómina que es realizar un correcto registro tanto de los datos del empleados como los Devengos, Deducciones e Incapacidades. De ese momento en adelante, ahora el sistema podrá generar toda esa complicación en cuestión de microsegundos.

Las empresas que emiten actualmente nómina podrían encajar en estos escenarios:

  • Emito nómina en formato de Excel y género paginas y paginas por empleado.
  • Tengo un programa que compre en una tienda de software que me genera un Excel o documento de texto/word de la nómina.
  • Nos desarrollaron un software de nómina que evidentemente el programador ya no sabemos donde está.
  • Utilizamos una solución de software comercial que si migramos a la versión nueva de nómina electrónica resulta muy costoso (más de 20 millones)
  • Somos una empresa tan minúscula, que la nómina la hago en una libreta de papel.
  • Utilizamos SAP para realizar la nomina y actualmente la solución de SAP para nómina electrónica es carísima.
  • Mi contador hace la nomina ¡yo no sé nada!

Si los escenarios mencionados en el tema de arriba te parecieron familiares o literalmente encajas en alguno de ellos entonces necesitas urgentemente empezar a buscar una solución para empezar a emitir nómina electrónica. Sin importar el tamaño de tu empresa, negocio o proyecto de vida debes tomar en cuenta las sig. 5 recomendaciones.

  1. Conoce tu propio negocio. Así es, muchísimos clientes no saben siquiera lo complejo que es hacer la nómina, es más, el tema ni les interesa. Debes conocer bien tu proceso de nómina y estar en total conocimiento sobre la complejidad que es hacer la nómina de tu propio negocio.
  2. No compres con el primer que te llame. Esta es una práctica de muchísimos Colombianos, compran al primero que les llama de forma inmediata, sin antes mirar, probar y comparar el precio vs valor del sistema. OJO el valor de un programa no se basa en el costo, sino en lo que te aporta mas haya del costo, puede ser un soporte técnico de primer nivel, alta disponibilidad de los procesos, capacitación inmediata, personal altamente capacitado, etc…
  3. Asegurate que cumple con los requisitos de la DIAN. Estamos en una era tecnológica donde TODO está al alcance de todos, así que no es válido el argumento de que “es que no se los tipos de documentos de la nómina” o “es que no entiendo nada sobre la nómina electrónica”. Un empresario responsable y que hizo su negocio con sus propias manos, conoce cada parte de su negocio, desde la parte operativa hasta la de oficina y limpieza.
  4. No pongas a tu secretaria a buscar la solución de Software de Nómina Electrónica. La nómina electrónica es un paso muy importante que te marcará un antes y un después, ya que sin duda alguna cuando escoges un sistema eficiente y responsable con el cumplimiento de la normatividad esto te ahorrará Tiempo, y recuerda que el tiempo es dinero y no vas a querer perder tiempo porque el sistema está caído o no te dan soporte ese mismo dia. Designa a la persona encargada de nómina, esa tarea!
  5. No compres barato. Este es el peor error de todos, si no basta con ignorar el proceso de nómina, ignorar cómo se hace una nómina y todavía le agregas que no te importa el software, sino que este barato. Entonces estás en el mejor camino a perder más dinero en actualizaciones que son responsabilidad de la fábrica del software. Sé inteligente, calculador y demuestra que tienes una empresa por saber seleccionar la mejor opción para tu negocio.

La nómina electrónica es un tema serio que te invitamos a conocer, nutrirte para que nadie venga y te cuenta fantasías sobre que la nómina es super dificil o que es un tema complejo, cuando lo único complejo es ver como tu mismo amigo empresario te pones el pie para tropezar una y otra vez. Haz una compra inteligente y en base a tus capacidades, estás invirtiendo en tu empresa, esto no es una compra de manzanas, cigarrillos o cerveza.

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