Una de las pesadillas de todo encargado del Departamento de Pagos o Cuentas por Pagar sin duda es la validación de los XMLs de Factura Electrónica, ya que el 99% de los proveedores se preocupan únicamente de generar la Factura y mandarla, mas no existe la costumbre de mandar ningún archivo de apoyo que respalde la validez de la Factura emitida, por lo cual queda esta tarea a cargo de la empresa Receptora, ya que a fin de cuenta es quién pagará la Factura al final del día.\r\n\r\nLa validación de XMLs tiene sus complicaciones ya que la institución Tributaria en México y Colombia se han encargado de integrar elementos obligatorios que generalmente el Software ERP de generación de la Factura Electrónica rara vez se preocupa de validar los campos, por otro lado las instituciones Tributarias han estado poco a poco avanzando en este terreno haciendo una validación de los campos del XML antes de Sellarlos/Firmarlos.
Pero bueno, al día de hoy no queda otra opción al Receptor que depende de Terceras aplicaciones especializadas en la validación de facturas xml, y con la esperanza (tipo rezando al cielo!) que los Fabricantes de estas aplicaciones estén al día con los requerimientos de gobierno SAT y DIAN, de México y Colombia respectivamente, caso contrario estarían mal validando los elementos del cuerpo de un XML.\r\n\r\nCon la finalidad de atenuar un poco la inquietud del Departamento de Cuentas por Pagar o encargados de Recibir los XMLs de los Proveedores, les recomendamos los siguiente 6 tips que te permitirán validar más eficientemente los XMLs:
- Ponte en contacto con tu Proveedor de Factura Electrónico y coméntale si es posible la validación de los XMLs de los Proveedores, lo mas seguro es que te generará un cargo extra por la licencia. En cambio existen otras alternativas como esta de aquí que solo te cobra por el número de Documentos XML validados, sin pagos de licencias.
- En las primera ocaciones que uses un validador (cualquiera), aprende los elementos [b]obligatorios[/b] que debe contener un XML, de esta forma tendrás dos beneficios: Podrás identificar si tu proveedor de validación está haciendo bien su trabajo y podras por lo menos salir del problema con los conocimientos básicos. Existen proveedores de Validación de XMLs para México y Colombia como este de aquí que te ofrecen capacitación sobre estos elementos completamente Gratis.
- Abre el XML usando tu navegador web, si este te arroja un error entonces el XML tiene erratas en el cuerpo que no requieres ni siquiera preocuparte por averiguarlo ya que de antemano este error es por problemas en el cuerpo del documento.
- En cuanto sea posible integra Addenda Electrónica en los XMLs que generen los Proveedores para tu empresa, este permitirá que el proveedor suba de forma automática a una Ventanilla electrónica y evitaras el proceso de validación por tu propia mano.
- La Addenda Electrónica no tiene una obligación Fiscal, pero trata de concientizar a tu empresa y tus proveedores el uso de estos aditamentos extras en los XMLs para facilitar el agendado de los Pagos.
- Y el más obvio: Ten un proveedor capaz, eficiente y con la disponibilidad de ofrecerte cualquier solución a la medida que lo requiera tu empresa.
Si en tu caso solo recibes de 1 a 5 facturas XML por semana, entonces posiblemente no te convenga adquirir un validador y bastaría con la validación de forma manual (a simple vista), pero también es un momento clave para que vayas contemplando adquirir un servicio de validación, o mejor aun, si aún no contratas un proveedor de factura electrónica entonces toma en cuenta que a largo o mediano plazo tu proveedor pueda ofrecerte validación de documentos XML para evitar tener que cambiar todo tu ecosistema tecnológico en la administración de tu negocio.