La factura electrónica en colombia a partir del 1 de Octubre 2019 será totalmente obligatoria y esta misma fecha sera el ultimo dia que tienes para haber quedado registrado, habilitado y listo para emitir facturas electrónicas. Por esta misma razón queremos ayudarte tanto en al parte técnica de conocimiento sobre los términos en factura electrónica que empezaran a escuchar por parte de tus clientes, como también el proceso más fácil y eficiente que deberás seguir para que la integración y uso de la factura electrónica en tu negocio, empresa o tienda sea sencilla.\r\n\r\nSi eres un empresario que tiene negocios de venta al público tales como tiendas, abarrotes o de consumo general, entonces sabrás que es importante ganarle tiempo al tiempo debido a que los Tickets de Venta serán un dolor de cabeza a la hora de reportar la venta de Facturación Global o bien la Facturación individual de clientes específicos, aquí es donde deberás aplicar nuestros consejos para que este proceso lo empieces a mejorar y evites pérdida de tiempo en la integración en tu negocio así como también evitar pasar un mal rato a tus clientes en la espera de la factura que te están exigiendo.
Si tienes un negocio de servicio a nivel empresarial, corporativo y gubernamental, entonces deberás apurarte en asegurar que tu sistema en realidad cumpli la tan mencionada promesa de “adiós al papel”, ya que muchos aplicativos de software solo se enfocan en la generacion y cumplimiendo de la factura electronica, y dejan de lado el proceso del seguimiento de cobros de facturación, y finalmente terminas imprimiendo la factura para tener un control y seguimiento del pago por parte de tu área Contable.
Tampoco podemos olvidarnos de un punto muy importante, que es la Validación de Facturas Electrónica, ya que nadie puede asegurarnos que la factura que estamos recibiendo es totalmente fidedigna y cumple los estándares de la DIAN. Bueno, podrias decir “Pues la DIAN proporciona un portal de Validación”, pero imaginate que tengas a la mano más de 20 facturas o aún más… ¿cuanto tardarias en validarlas todas ? ¿cuanto tardarias en agendar el pago a tus proveedores?\r\n\r\nTodos estos escenarios son importante visualizarlos y contemplar que nuestro Proveedor de Software nos ofrezca la mejor opción para cumplir nuestras necesidades de negocios y brindar una continuidad efectiva a nuestra empresa. Por esto mismo te regalaremos 6 consejos que harán el uso de factura electrónica más fácil para tu negocio:
- Asegura que el sistema que adquieres contemple Factura Electrónica y todas las actualizaciones que por Normativa existan y puedan requerirse.
- No te fijes en que si el Proveedor está registrado como Proveedor Tecnológico (PT), ya que esto no es ningún impedimento para que tu proveedor de software te ofrezca una herramienta administrativa 100% eficiente. Ser o no ser PT, no asegura que el software que adquieres cumpla al 100% con la DIAN.
- Exige que el Sistema de Factura Electrónica esté acompañado por un sistema de Cobranza o Seguimiento de Adeudo de Facturas. De nada sirve que compres un software de factura electrónica, si terminaras imprimiendo el documento para saber si el cliente aún no te ha pagado.
- Si adquiriste un Software para Ventas o Cotizaciones, asegurate que pueda ligarse o enlazarse con Factura Electronica, para hacer más eficiente la conversión de una Cotización a Factura Electrónica.
- El software de Cobranza debe tener la capacidad de gestionar el seguimiento del cobro de una factura por abonos hasta quedar finalizada, y por cada abono que te permita emitir un comprobante digital del abono más el saldo restante en adeudo.
- El más importante!, que tu Proveedor te ofrezca capacitación gratuita en línea para aprender usar la herramienta y tiempos de respuesta menores a 24 horas para cualquier duda o soporte específico.
Y como último consejo “no numerado”, si tienes un Software ERP en tu empresa, entonces te interesará conocer este proveedor que puede integrar una pasarela de validación y generación de factura electrónica para evitarte cambiar toda la infraestructura de software que ya tienes.
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