La transición del uso de Factura en Papel a la Factura Electrónico tiene su primer obstaculo en le proceso de cambiar la forma de llevar el control de los ingresos de la empresa en un modelo totalmente Electrónico y muchas veces como se dice comúnmente «lo dificil es empezar», y claro, porque adoptar Factura Electrónico no es solo de decir «Si», sino que conlleva un proceso de Habilitación del cual puede conocer mas en esta publicación y finalmente cuando hayas integrado la Factura electrónica dirás y ahora que sigue?.

Empieza un proceso que parece simple, pero se vuelve complejo a la hora de hablar de Factura Electrónica y tienes que dar respuesta inmediata a las afirmaciones y no quedarte viendo como si te estuvieran hablando en otro idioma, aun mas si eres un Contador del cual debe ser experto en los temas. Aquí tampoco aplica la escusa de «Es que son términos informáticos», no, ya que son temas del índole Administrativo y Contable, y es responsabilidad del empresario y contador conocer su significado.

Los términos que a continuación son los mas utilizados en el ámbito de Factura Electrónica entre las empresas que tienen tiempo en el rubro (grandes contribuyentes) y que están siendo adoptadas ahora por la mayoría de los Contribuyentes son de gran importancia para entender sobre lo que se esta hablando y dar solución a tus problemas administrativos en tiempo y forma. Estos son:

  1. XML
    Es un formato estandarizado para representar Documentos Electrónicos, el cual establece un orden de los datos específicamente organizados. Tiene la capacidad de que su estándar puede ser integrado a cualquier sistema informático.
  2. PDF
    Representación visual de un documento electrónico en un formato estandarizado que cualquier dispositivo electrónico puede abrir y visualizar.
  3. CUFE o UUID.
    Es el folio de identificación fiscal digital que vuelve irrepetible una documento electrónico.
  4. Sello QR (QR Code)
    Es un código único en representación gráfico de un conjunto de datos (información), que la DIAN dispone para indicar los elementos bases de un documento electrónico: Folio, Serie, Fecha, Hora, Nit Emisor, Nit Receptor, Subtotal, Impuestos, Total, UUID.
  5. Ruta de Validación o Verificación de Autenticidad.
    Se refiera a la ruta Web (URL) establecida por la DIAN para verificar el estado de un documento electrónico, este termino sera muy común antes de agendar el pago al proveedor, tipo: «Ya se verifico esta factura en la Ruta de Validación?

Que poquitos no?, pues no te confíes, estos son solo los conceptos básicos, pero existe una gama mayor de términos que va ser necesario conozcas y te los estaremos presentando poco a poco en cada publicación. Por lo menos con estos términos ya podrás defenderte y entender mas la «lingüística» entre empresas que usan Factura electrónica en un proceso de continuidad de negocio, continuidad de pago o reclamos por erratas o inconsistencias.

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