La recepción de la factura electrónica no debe ser un tema a ignorar o desconocer por parte de los empresarios, vaya, no caigas en la mala práctica de decir “que lo verifique el contador” o “que se encargue el contador”. La omisión en el desconocimiento del cumplimiento de la Factura electrónica tanto en la parte de Obligatoriedad como en el conocimiento de cómo se constituye un XML de factura son temas que debes responsabilizarte en conocer.
Los cambios siempre son buenos, pero en muchos casos es el “miedo” el que nos permite dar ese salto mental para aceptar la evolución, pero lo más importante de todo es que la evolución no solo sea por fuera, sino en todo el esquema empresarial, vaya, debemos empezar por nosotros los empresarios y dueños de negocios en interesarnos en conocer los elementos básicos que conforman un XML de factura electrónica y cómo debemos reaccionar si nos encontramos ante alguna situación de rechazo de una factura electrónica. No vayamos a quedarnos mirando a nuestros clientes como “bichos raros” cuando nos digan: “Lo siento pero su factura no la podemos aceptar porque no cumple los elementos básicos”.
Sería muy penoso que tengas que esperar hasta hablar con tu contadora porque simplemente ignoras el tema o las palabras de tus clientes, por eso mismo te queremos dar unos tips de las 4 (cuatro) características que debe cumplir tu factura el ser emitida y evitar que tus clientes la rechacen.
- El código CUFE debes validarlo ante algúnProveedor de Validación masiva de Facturación Electrónica, te recomendamos este enlace.
- Cada línea de Concepto desde presentar el cálculo individual del Impuesto IVA 19%, esto dentro del XML en la etiqueta InvoiceLine/TaxTotal/TaxSubtotal/TaxableAmount.
- La cantidad de etiquetas InvoiceLine dentro del XML debe ser igual a la cantidad de líneas de Concepto de tu factura PDF.
- No basta con que detectes visualmente el Código QR en tu PDF de Factura, sino que al descifrar o escanear el Código QR este debe llevarte a la validación de la factura ante la DIAN.
Estos fueron solo algunas de las características más importante, pero no quiere decir que sean las únicas, existen más elementos que son indicados por la DIAN como “Obligatorios” pero pocos hablan de estos elementos y se centran más en mencionarte que “la factura electrónica ahorra dinero” o “la factura electrónica facilita la venta”, y pocos te hablan de las partes intermedias que pueden llevarte a un rechazo de factura electrónica que finalmente se resume en el Retraso de tus pagos.
Como en cada publicación queremos recomendarte elijas con cuidado a qué Proveedor de Software designarán la tarea gestionar tu facturación electrónica, no sirve de mucho compres lo mas barato cuando en el momento que necesites un soporte o consejería en tus procesos de cobros o pagos, estos se queden cortos o dejen a tu empresa en una espera superior a las 24 horas.
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